学外でメールを利用するには追加の設定が必要です。このマニュアルでは設定方法について説明します。
1. メールの学外利用について
京都教育大学メールシステムは、学内では、ユーザー名とパスワードのみで利用を始めることができます。しかし、セキュリティ上の理由により、学外では、単純なユーザー名とパスワードのみでは利用できないように制限しています。その制限を回避するためには、追加の設定が必要です。学外でも利用したい場合は、アカウントの種類に応じて、いずれかの対策を実施してください。
| いずれの設定も学内でのみ実施可能です。学外では設定できません。情報処理センター内のパソコンやKUE WiFiに接続した端末等で設定してください。 |
2. 個人アカウント
学生や教職員が、自分自身の個人アカウントのメールを学外でも送受信したい場合は、これから記載する手段のいずれか一つを実施してください。通常は大学Gmailを設定することを推奨します。Webメールも学外で利用する必要がある場合は、Webメールで二要素認証を設定するようにしてください。
2.1. 大学Gmailを設定する
大学Gmailは学内外からアクセスできます。利用には、大学Googleアカウントの作成と転送設定が必要です。大学Gmailを利用したい場合は、下記マニュアルに基づいて設定を実施してください。
大学GmailはWebメールの完全な代わりとして使用できます。設定後は、Webメールを利用する必要はありません。
| 大学GmailとWebメールでは、メールの保管場所が異なります。転送設定後は、それぞれの「受信箱」に新しいメールは届きますが、「送信済み」や「下書き」等の他のメールフォルダーは同期されません。設定後は、大学Gmailをメインで使用し、Webメールは予備的な使用に留めることを推奨します。 |
2.2. Webメールで二要素認証を設定する
| 大学Gmailを既に設定している場合は必須ではありません。大学Gmailを使用してください。 |
大学Gmailを利用できない/したくない場合や、Webメールも学外で利用する必要がある場合は、二要素認証を設定することで、Webメールを学外で利用できるようにします。Webメールを学外で利用したい場合は、下記マニュアルに基づいて二要素認証を設定してください。
| 二要素認証を設定しない限り、学外でWebメールを利用することはできませんが、大学Gmailを使用することで、学外でもメールの送受信ができます。 |
3. 組織アカウント
複数人で共有して使用する組織アカウントの場合は、大学Gmailの利用できず、二要素認証のデバイスを共有することも難しいこともあり、個人アカウントは異なる対応が必要です。
まずは、学内にいる教職員のみで運用可能か検討してください。学外にいる人に緊急で確認をしてもらう必要がある場合は、個別に転送することで対応可能です。組織アカウントは各部署に係る重要なメール(機密性が比較的高い情報)を取り扱うことが多いため、セキュリティ上の観点からも、学内でのみの使用を強く推奨します。
どうしても必要な場合は、アカウントを共有することを推奨します。共有が難しい場合のみ他の手段を検討してください。
3.1. アカウントを共有する
学外で送受信が必要な個人のアカウントに対し、メールフォルダーの共有や送信代行を設定します。共有や送信代行により、個人のアカウントでも組織アカウントのメールの送受信が可能になります。アカウントを共有したい場合は、下記マニュアルに基づいて共有や送信代行を設定してください。
| 共有や送信代行を用いて学外でメールを送受信するには、共有先のアカウントでWebメールの二要素認証が必要です。大学Gmailでは送受信できません。 |
3.2. メールを転送する
常に確認が必要な個人がいる場合は、すべてのメールをその人に転送することを推奨します。既読フラグやフォルダー振り分けが独立するため、読み抜けを防ぐことというメリットもあります。転送を設定したい場合は、下記マニュアルに基づいて転送を設定してください。
3.3. 二要素認証情報を共有する
複数のデバイスで二要素認証が可能な認証アプリを用いることで、Webメールで設定した二要素認証の情報をデバイス間で共有することができます。認証情報の共有をしたい場合は、下記マニュアルに記載の方法を参照してください。
- スマートフォンとタブレットで共有
- パソコンで共有
| 複数のデバイスでの管理は複雑になるため、推奨しません。他方法が使用できない等、どうしても必要な場合のみ実施してください。 |
4. Q&A
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なぜ、学外でメールを利用する場合は追加の設定が必要なのですか？
セキュリティ上の理由で、学外でのログイン時に二要素認証を必須にしているためです。二要素目のデバイスは各個人が用意するため、追加設定という形で提供するに必要があります。
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なぜ、学外でのログイン時に二要素認証を必須にするのですか？
フィッシングや同一パスワード流用等によりユーザー名とパスワードが漏洩し、Webメールが乗っ取られ、SPAMやウイルスの配信等に使用されるというセキュリティインシデントが世界中で流行しており、本学においても複数件発生しています。この攻撃への対策として、二要素認証が最も有効です。大学Gmailは二要素認証を必須とし、Webメールは二要素認証を選択可能(学外利用時は必須)にしています。
学外でのメール利用を継続するには、二要素認証による対策が必要不可欠であることをご理解いただきますようお願いします。
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どうやって、学外でのログイン時に二要素認証を必須にしているのですか？
二要素認証の必須化を実現するために、下記ポリシーを採用しています。
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大学Gmail(大学Googleアカウント)は、猶予期間内に二要素認証を設定しないとログインできなくなります。
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Webメールは、二要素認証を設定した場合のみ学外でログイン可能にしています。
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簡易メールやSMTP/POP3/IPMAP接続は、学内限定とし、学外でアクセスできません。
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学外でも簡易メールの利用やSMTP/POP3/IPMAPへの接続はできますか？
できません。いずれも、学内限定のサービスです。
大学Gmailについては、各個人がIMAP接続を有効にすることができます。(セキュリティ状況によっては将来制限をかける場合があります。) -
現在の接続が学内か学外かわかりません。
KUEMAILのトップページから「簡易メール」にアクセスできる場合は「学内」、アクセスできない場合は「学外」です。学内でアクセスしたい場合は、下記ネットワークに接続された学内にある端末を使用してください。
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認証ネットワーク KUENET (情報処理センター、研究室、事務室等に設置されたPC)
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無線インターネット接続 KUE WiFi (KUE Cloudでは学内として扱います)
上記に接続された端末をお持ちでない場合は、情報処理センターの端末室にあるPCをご利用ください。その他のネットワーク(EDUNETやeduroam等)を使用している場合は、学内に設置された端末でも学外扱いになります。
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二要素認証とは何ですか？
パスワードの他にもう一つ認証を追加して、セキュリティを強化する仕組みです。
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デバイスの紛失などで二要素目が認証できなくなった場合はどうすればいいですか？
大学Gmailの場合はKUE Accountでバックアップコードを取得できます。
Webメールの場合は、二要素認証設定の解除を行いますので、情報処理センターにご連絡ください。再び学外で利用するには、学内で二要素認証の再設定が必要になります。
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学内利用時はパスワードのみのままで、学外でもメールを使用したい。
Webメールで二要素認証は設定せずに、大学Gmailをご利用ください。学内ではWebメール、学外ではGmailと使い分けることで、学内利用時はパスワードのみとしたまま、学外でもメールが使用できます。
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緊急事態宣言や災害等で大学に行けなくなった場合はどうしたらいいですか？
緊急事態宣言や災害等で、多くの学生や教職員が大学に来ることが困難になった場合、Webメールの学外二要素認証必須化を期間限定で解除します。そのような場合に備えて、二要素認証をあらかじめ設定しておく必要はありません。