Webメール 共有・送信代行設定マニュアル

令和04年12月23日 京都教育大学 情報処理センター

Webメールでは、他のアカウントで受信箱のメールの閲覧したり、メール送信を代行したりすることができます。組織アカウント等の共有利用するアカウントで活用してください。

1. メールフォルダーを共有する

Webメールではメールフォルダー単位で他のアカウントと共有することができます。

メールフォルダーを共有する場合を記載しますが、同じ方法でカレンダーや連絡先も共有できます。

1.1. 共有元の設定

共有元となるメールフォルダーを所有しているアカウントの設定です。こちらのアカウントのメールが他のアカウントから閲覧できるようになります。

  1. 共有する側のアカウントでWebメールにログインします。

  2. 左側の「メールフォルダー一覧」で共有したいメールフォルダーを右クリックします。例えば、「受信箱」にあるメールを共有したい場合は、【受信箱】を右クリックします。

    共有したメールフォルダーの下位にあるメールフォルダーも共有されます。ツリー構造になっている場合は、トップのメールフォルダーを共有することで、その下すべてにアクセス可能になります。
  3. 【共有…​】をクリックします。「フォルダを共有」の画面が表示されます。

  4. 「名前またはメールアドレスを入力してください…​」の所に共有したいアカウントのメールアドレスを入力します。Tabキーを押すと、続けて複数のメールアドレスを入力することもできます。[1]

  5. デフォルトのアクセス権は閲覧権限のみです。「アクセス権限」の横の【表示】をクリックして別の権限に変更することもできます。

    表 1. アクセス権限
    アクセス権 意味

    表示

    メールの閲覧のみ可能です。未読のメールを読んでも既読になりません。サブフォルダーのメールも閲覧できます。

    表示、編集、追加、および削除

    閲覧に加えて、メールのフラグ付けや移動・削除等ができます。未読のメールを読むと既読になり、既読済みの情報が共有されます。サブフォルダーの作成や削除も可能です。

    表示、編集、追加、削除、および管理

    上記に加えて、共有設定等のフォルダ自体を管理することができます。(通常は使用しないでください)

  6. 【保存】をクリックして、設定を保存します。

  7. 共有設定後、共有先のアカウントに通知メールが送られます。通知メールを送りたくない場合は、クラシックWebアプリで設定してください。クラシックWebアプリでは共有設定時に通知送信の有無を選択できます。

上記はモダンWebアプリでの方法です。クラシックWebアプリでは、【プリファレンス】>【共有】>【他のユーザと共有しているフォルダ】の「フォルダを共有」で設定できます。
モダンWebアプリでは「迷惑メール」と「ゴミ箱」の共有設定ができません。クラシックWebアプリでは「下書き」と「ゴミ箱」の共有設定ができません。「迷惑メール」を共有したい場合は、クラシックWebアプリを使用してください。

既にある共有設定のアクセス権の変更や解除をしたい場合は、該当のメールフォルダーに対して「フォルダを共有」の画面を表示して、【編集】をクリックしてください。表示される「共有設定」画面で変更できます。アクセス権の変更や解除を行った時もメールが通知されます。メールを通知したくない場合はクラシックWebアプリで設定してください。

現在の共有しているメールフォルダーの一覧を確認したい場合は、【歯車】 > 【歯車設定】 > 【共有】から確認できます。ただし、この画面で編集することはできません。

1.2. 共有先の設定

共有先のアカウントの設定です。こちらのアカウントでログインすると別のアカウントのメールを閲覧できるようになります。

  1. 共有先のアカウントでWebメールにログインします。

  2. 共有が設定されると「共有が作成されました: …​」という題名のメールが送らて来ています。該当のメールを開きます。

  3. メール内の【共有を受け入れる】をクリックします。このボタンはWebメールで閲覧した時のみ表示されます。他のメールでは表示されません。

  4. 識別するための名前を編集して【保存】をクリックします。この名前は元の共有メールフォルダーとは同じである必要はありません。ただし、現在捜査しているアカウントの既存のメールフォルダーと同じ名前は設定できません。

  5. 「メールフォルダー一覧」に「共有フォルダ」が表示されます。その配下に、先ほど共有の受け入れを設定したメールフォルダーが表示されます。

【拒否】(クラシックWebアプリでは【共有を拒否】)を押すことで、拒否することができます。共有を拒否すると共有元のアカウントに通知メールが送られます。メールを通知したくない場合はクラシックWebアプリで設定してください。

メールで「共有の受け入れ」、または、「拒否」のいずれかを実施すると、該当のメールは自動的に削除(ゴミ箱に移動)されます。一度「拒否」しても、ゴミ箱から戻せば、再度「共有の受け入れ」を実行することができます。

共有の受け入れや共有自体の閲覧はWebメールでのみ可能です。大学Gmail、簡易メール、その他のメールソフトウェア上では、受け入れの操作も、受け入れた共有の閲覧もできません。
「共有が作成されました: …​」メールを用いずに共有を受け入れたい場合は、クラシックWebアプリを使用する必要があります。クラシックWebアプリ上の【メール】画面での「メールフォルダ」左の【歯車】をクリックし【共有の検索】を実行してください。また、【プレファレンス】>【共有】>【自分と共有しているが受け入れていないフォルダ】で受け入れてないフォルダを検索できます。

受け入れたフォルダーは右クリックで「フォルダを削除」から削除できます。ただし、最初はゴミ箱に入りますので、完全に削除したい場合はゴミ箱内でさらに削除してください。

共有のトップのフォルダー削除しても共有元のフォルダーは削除されません。ただし、サブフォルダーは共有元のフォルダーでも削除されてしまいますので、ご注意ください。

2. メールの送信を代行する

Webメールでは代わりに別の人がその人のようにメールを送信することができます。

メールの送信代行には「委任送信」と「代理送信」の二つがあり、次のような違いがあります。

表 2. 送信の種類
代行権 代行者の情報(名前とメールアドレス) 受信者側から見た情報

委任送信

送信されない

委任元のアカウントが送信したかのように見える

代理送信

"Sender"ヘッダーに記載される

代理として送信されたとわかる

メールを受信した人に対して、代行者が誰かわからない(そもそも代行かもわからない)ようにしたい場合は「委任送信」、代行者の名前やメールアドレスもわかるようにしたい場合は「代理送信」を選択してください。両方を許可して、代行者による選択を可能にすることもできます。

"Sender"は実際にメールを送信した人の情報を記載するフィールドです。一部のメールソフトウェアではFromの情報と一緒に表示される場合があります。Webメールでは「{代理したアカウント} 次の人の代理: {代理元のアカウント}」と表示され、簡易メールでは「発信者(From)」とは別に「送信者(Sender)」が表示されます。大学Gmailや一部のメールソフトウェアでは表示されませんが、受信者はメールヘッダーから実際の送信者を確認することができます。

2.1. メール送信の代行を委託する側の設定

代行を委託するアカウントの設定です。こちらのアカウントからの送信を、他のアカウントからできるようになります。

  1. 代行を委託するアカウントでWebメールにログインします。

  2. 歯車】 > 【歯車設定】 > 【メッセージの作成】を表示します。

  3. 「委任送信と代理送信の設定」の【代行者を追加】をクリックします。

  4. 入力欄に代行を委託したいアカウントのメールアドレスを入力します。Tabキーを押すと、続けて複数のメールアドレスを入力することもできます。

  5. 【委任送信】または【代理送信】のいずれか、または、両方にチェックを付けます。どちらにもチェックが入っていない状態では設定できません。

  6. 【OK】をクリックします。

  7. 送信代行設定後、代行先のアカウントに通知メールが送られます。設定は即時に反映されるため、【保存】をクリックする必要はありません。

既存の設定は同じ設定画面に一覧として表示されます。【アクセス許可】から変更、【×】 から削除できます。変更や削除時もメールが通知されます。

同じ画面の「代理送信の設定」から送信を代行してもらった時にどのアカウントの「送信済み」にメールを保存するかを選択できます。デフォルトは「自分のアカウント」のみです。設定変更後は【保存】をクリックしてください。この設定は「委任送信」と「代理設定」の両方が対象になります。

2.2. 委託された側でメール送信を代行する

メール送信を代行するアカウントでは追加の設定は必要ありません。送信代行が委託されている場合は、新しいメッセージの編集画面で「差出人」を変更することができます。「委任送信」と「代理送信」はそれぞれ次のように表示されます。[2]

委任送信

{委任元のアカウントの名前}として送信 <{委任元のアカウントのメールアドレス}>

代理送信

{あなたの名前} ({代理元のアカウントの名前}の代理:<{代理元のアカウントのメールアドレス}>

「差出人」を上記に変更してメールを送信すると、代行を委託したアカウントのメールとしてメールが送信されます。加えて、「代理送信」の場合は「誰が送信したか」の情報(名前とメールアドレス)も一緒に送られます。送信したメールは、設定に基づいて、指定の送信済みへと保存されます。

デフォルトでは、送信代行時の送信者の名前はメールアドレスのアカウント名のみになります。任意の名前にしたい場合は、ペルソナを追加して設定する必要があります。追加方法は「ペルソナを追加する」参照してください。

委託元の「差出人名」「ペルソナ」「署名」等は共有されません。委託先で設定し、送信時に選択する必要があります。
送信代行はWebメールでのみ可能です。大学Gmail、簡易メール、その他のメールソフトウェア上では、「委任送信」も「代理送信」もできません。

3. トラブル/Q&A

  1. 「共有を受け入れる」で不明なエラーが発生する。

    旧システムや別メールソフトウェアで作成された上位のメールフォルダーを共有する場合、モダンWebアプリでの共有受け入れでエラーが発生する場合があることを確認しています。クラシックWebアプリでは受け入れることが可能ですので、クラシックWebアプリ所で共有を受け入れてください。

  2. すべてのメールフォルダーをまとめて共有したい。

    メールフォルダーの共有はフォルダー単位になりますが、共有したフォルダーのサブフォルダーも自動的に共有されます。共有したいメールフォルダーを「フォルダ」ではなく「受信箱」の配下にまとめれば、「受信箱」を共有するだけで共有が可能です。

    「受信箱」と同じレベルにあるメールフォルダー(「下書き」や「送信済み」等)は個別に共有する必要があります。

  3. 「迷惑メール」を共有できない。

    モダンWebアプリでは「迷惑メール」の共有が設定できません。クラシックWebアプリで設定してください。

  4. 「ゴミ箱」を共有できない。

    「ゴミ箱」は共有できません。

  5. 大学Gmailや簡易メールでも共有や送信代行ができますか?

    できません。共有と送信代行はWebメール特有の機能であるため、Webメールでのみ可能です。

  6. 「代理送信」でペルソナを設定しましたが、差出人名が反映されません。

    モダンWebアプリでは「代理送信」に対するペルソナが正常に反映されず、「差出人名」が変更されません。「代理送信」で任意の「差出人名」にしたい場合は、クラシックWebアプリを使用してください。


1. メールアドレスのみ受け付けます。アカウント名のみでは設定できません。
2. 「ペルソナ」を設定している場合は、「ペルソナ」の「差出人名」が表示されます。