大学Gmail 利用マニュアル

令和05年04月07日 京都教育大学 情報処理センター

1. 大学Gmailとは

大学Gmailとは、大学メールアドレス(@kyokyo-u.ac.jp)が使用できるGmailです。Webメール(Zimbra Collaboration)、簡易メール(Roundcube)とは別の第三の選択として、Gmailを使用したメールの送受信が可能になります。

大学Gmailを利用するには設定が必要です。このマニュアルでは大学Gmailを利用するための設定を説明します。

設定によってすべてのメールがGmailに転送されます。データの取り扱いについてはGoogleの利用規約に同意し、自己責任で管理してください。
組織アカウントは大学Gmailを利用できません。
Gmail自体の使い方はGoogleのドキュメントをお読みください。

2. 大学Gmailを利用するための手順

手順は大きく分けて二つです。必ず1.を実施後に2.を実施してください。2.のみ実施した場合、エラーメールが送信者に届く場合があります。

  1. 大学Googleアカウントを作成する。

  2. Webメールで転送設定を行う。

2.1. 大学Googleアカウントを作成する

大学Googleアカウントとは、大学メールアドレス(@kyokyo-u.ac.jp)でGoogleの各サービス(Google Drive、Classroom、Meet等)にログインし、利用できるアカウントです。すでに大学Googleアカウントを作成している場合は、再度作成する必要はありません。

大学Googleアカウントの作成方法は情報処理センターホームページに記載しています。下記の記事をよくお読みのうえ、アカウントを作成してください。

Googleアカウント作成 - Google Workspace for Education

大学Googleアカウントを作成すれば、Gmail自体の利用やメール送信は可能です。ただし、下記の転送設定を行うまではメールの受信ができません。

2.2. Webメールで転送設定を行う

メールを受信するには、転送設定をWebメール(Zimbra Collaboration)で行う必要があります。

  1. Webメールにアクセスし、ログインします。

  2. 歯車 > 設定 > アカウント

  3. DEFAULT {自分のアカウント名}@kyokyo-u.ac.jp (プライマリ)をクリックします。

  4. 「メールを別のアカウントに転送する」に「{自分のアカウント名}@g.kyokyo-u.ac.jp」を入力し、追加をクリックします。

  5. 「指定したアドレスにメールを転送する」と「メッセージのコピーを保存する」の両方にチェックが入っていることを確認します。

    「メッセージのコピーを保存する」のチェックを外すとWebメールの受信箱にメールが届かなくなります。メールロスト防止のため、必ず、チェックを付けたままにしてください。

  6. 保存をクリックし、保存します。

設定するアドレスの@マークの前は自分のアカウント名と同じです。@マークの後ろのドメイン部分はg.kyokyo-u.ac.jpと先頭に「g.」がついており、大学メールアドレスとは異なります。間違わないようにしてください。

続けて、下記の送受信のテストを必ず実施してください。

アカウントの「メールを別のアカウントに転送する」の設定に、自分のアカウントの大学Gmail以外のメールを設定しないでください。正常にメールが転送されず、送信者にエラーメールが返る場合があります。自分のアカウントの大学Gmail以外のメールを設定されていた場合、強制的にフィルター設定に変換します。
転送設定前に受信したメールは大学Gmailに転送されません。過去のメールはWebメールで確認してください。

2.3. 送受信のテスト【重要】

設定に問題がないか確認のために、送受信のテストを実施してください。

  1. 大学Gmailにアクセスし、ログインします。

    1. 大学Gmailで自分自身のメールアドレス<{自分のアカウント名}@kyokyo-u.ac.jp>宛にテストメールを送信します。

    2. 大学Gmailで先ほどのテストメールが「受信トレイ」に入っていることを確認します。(「送信済み」ではありません)

  2. Webメールにログインします。

    1. Webメールで先ほどのテストメールが「受信箱」に入っていることを確認します。(「送信済み」には入りません)

大学Gmailに届いていない場合は、転送設定のアドレスが間違っていないかを確認してください。Webメールに届いていない場合は、「メッセージのコピーを保存する」にチェックが入っているかを確認してください。

3. 利用方法

3.1. Webアクセス

京都教育大学メールシステムの大学Gmail ログイン画面へをクリックしてください。

個人や他組織のGmailアカウントでログインしている状態でも、上記のリンクからアクセスした場合は必ず京都教育大学のGmail(大学Gmail)になります。

3.2. Gmailアプリ

スマートフォンやタブレットの場合、Gmailアプリを利用できます。下記からアプリをインストールして、ログインしてください。

3.3. 迷惑メールとフィルターについて

大学Gmailへの転送は、Webメールの迷惑メール判定やフィルター処理の前に行われます。そのため、迷惑メールと判定されたメールも大学Gmailに送信されますが、より強力なGmailの迷惑メールフィルターによって迷惑メールの判定が行われます。フィルターの振り分けや転送設定に関係なく、大学Gmailには転送されます。

主に大学Gmailを使う場合は、Webメールの迷惑メールフォルダーを確認する必要はありません。大学Gmail上の迷惑メールフォルダーを確認するようにしてください。

大学Gmail上で、振り分けや転送を設定することもできます。設定方法についてはGmail上のヘルプを参照してください。

4. トラブル/Q&A

  1. 大学Gmailにメールが届きません。

    転送設定のメールアドレスが正しくない可能性があります。「{自分のアカウント名}@g.kyokyo-u.ac.jp」になっているか、特にスペルミスがないか、g.をつけ忘れていないかを確認してください。

  2. Webメールにメールが届きません。

    「メッセージのコピーを保存する」のチェックが外れている可能性があります。設定を確認してください。

  3. 過去のメールが大学Gmailにありません。

    大学Gmailには転送設定を実施した後に送られてきたメールのみが保存されます。設定以前のメールはWebメールで閲覧してください。

  4. 転送設定が勝手にフィルタールールに変換されます。

    転送先に設定したメールアドレスが間違っています。設定可能なメールアドレスは「{自分のアカウント名}@g.kyokyo-u.ac.jp」のみです。別のアカウント名を入れていたり、@の後ろが異なったりする場合、転送設定に入れることができないメールアドレスと判断され、フィルタールールに自動変換されます。正しいメールアドレスを入れ直し、必ず[_送受信のテスト]を実施してください。

  5. Gmailの使い方を教えてほしい。

    Gmailの画面の右上の？に〇のアイコンから「ヘルプ」や「トレーニング」が確認できます。それらを参照してください。

  6. スマートフォンやタブレットでGmailアプリを使用できますか？

    Android/iPhone/iPadのGmailアプリで大学Gmailにログインできます。メールの読み書きだけではなく、受信時のプッシュ通知も受け取れます。

  7. SMTP/POP/IMAPは使用できますか？

    POP接続やIMAP接続は利用者が個別に許可することで使用できます。(セキュリティ上の理由で、将来、制限する場合があります。)

  8. 個人や他組織のGmailに同じ設定をすることで、同様に使用することができますか？

    できません。大学GmailとWebメールは互いに信頼するように設定をしています。この設定があるため、大学Gmailでもメールの送受信が可能になっています。個人や他組織のGmailとは信頼関係がないため、同じ設定をしても転送や送受信に失敗する場合があります。

  9. 迷惑メールはどうなりますか？

    Webメールの迷惑メールを確認する必要はありません。大学Gmailの迷惑メールを確認してください。
    Webメールで迷惑メールと判定されたメールも大学Gmailに送られ、大学Gmailで改めて迷惑メールの判定が行われます。大学Gmailの迷惑メール判定は、世界中のメールを用いて学習されているため、Webメールよりも強力です。

  10. 転送に失敗することはありますか？

    一部の異常なメール[1]を除いて転送に失敗することはありません。転送に失敗した場合でも、異常なメールのため受信を拒否したとして送信者にエラーメールが返されます。Webメールの「受信箱」を定期的に確認する必要はありません。

1. 大学GmailとWebメールのシステムの違いにより、Webメールでは正常と判断されるが、大学Gmail側では異常と判断されるメールや添付ファイルの事です。