Webメール二要素認証設定マニュアル - 事務局グループウェアでメール利用時作業編

1. 事務局グループウェアでメール利用時の事前作業
- 1.1. Webメールにメールを残したい場合
- 1.2. Webメールにメールを残さなくてもいい場合
2. 事務局グループウェアでメール利用時の事後作業

事務局グループウェアでメールを利用している場合、Webメールで二要素認証を設定する前と後に作業が必要です。実施しない場合、メールを利用できなくなりますので、必ず実施してください。

この作業は、事務局グループウェアでメールを利用している場合、かつ、Webメールで二要素認証を設定する場合のみ必要です。グループウェアのメールを利用していない場合や設定しない場合は必要ありません。

1. 事務局グループウェアでメール利用時の事前作業

この作業はWebメールで二要素認証を設定する前に必ず実施してください。実施しない場合、Webメールのログインもグルーウェアのメール取得もできなくなります

事務局グループウェアでメールを利用している場合は、Webメールにメールを残すか、残さなくてもよいかで作業が変わります。

1.1. Webメールにメールを残したい場合

今後一切、事務局グループウェアのメールは使用できなくなります。大学のメールはWebメール等の他のメールシステムを使用して送受信してください。

既にグループウェア上にあるメールは削除されませんが、新しいメールは受信されません。

下記手順でメールアカウントを削除してください。

事務局グループウェアにログインします。
右上の自分の名前をクリックします。
個人設定をクリックします。
メールをクリックします。
メールアカウントの設定をクリックします。
一覧にあるアカウントについて削除するをクリックします。
再度確認の画面が出ますので、削除するをクリックします。

二要素認証設定後の事後作業は必要ありません。

1.2. Webメールにメールを残さなくてもいい場合

事務局グループウェアでメールを利用する場合、Webメールから過去のメールが必ず削除されます。過去のメールを削除したくない場合、事務局グループウェアでメールを使用することはできません。これは事務局グループウェアに使用しているソフトウェア(サイボウズオフィス)の仕様です。

Webメールで確認できるメールは下記で設定した日数(最大100日)以内のメールのみになります。設定した日数より過去のメールをWebメールで読むことはできません。

下記手順でメールアカウントを停止してください。

事務局グループウェアにログインします。
右上の自分の名前をクリックします。
個人設定をクリックします。
メールをクリックします。
メールアカウントの設定をクリックします。
一覧にあるアカウントについて変更するをクリックします。
「メールアカウントの使用を停止する」にチェック入れて、変更するをクリックします。この時「日後にサーバーから削除する」に1～100の値が入っていない場合は設定できません。必ず設定する必要があり、一度設定した後は元に戻すことはできません。この設定により、Webメールから指定した日数(最大100日)より前のメールが削除されます。
「使用状況」が「停止中」になっていることを確認してください。

二要素認証設定に後述の事後作業を実施してください。

2. 事務局グループウェアでメール利用時の事後作業

事前作業で「Webメールにメールを残さなくてもいい場合」を選択した場合のみ必要です。

次の手順で、アプリ用パスコードを入手して、グループウェアに設定してください。

Webメールにログインします。
> 設定 > アカウント をクリックします
DEFAULT アカウント名@kyokyo-u.ac.jp (プライマリ)をクリックすると、設定が展開されます。
「2要素認証」の「2要素認証をサポートしていないアプリ用のパスコード」にあるパスコードを追加をクリックします。
「アプリケーション名」に「事務局グループウェア」と入力し、次へをクリックします。
英大文字16桁のパスコードが表示されます。このパスコードは二度と表示されないため、下記操作が終了するまで、この画面を閉じないでください。
ブラウザーで別のウインドウを開き、下記操作を行います。
1. 事務局グループウェアにログインします。
2. 右上の自分の名前をクリックします。
3. 個人設定をクリックします。
4. メールをクリックします。
5. メールアカウントの設定をクリックします。
6. 一覧にあるアカウントについて変更するをクリックします。
7. 「POP3パスワード」にWebメールのウインドウで表示されている英大文字16桁のパスコードを入力します。
8. 「メールアカウントの使用を停止する」のチェックを外し、変更するをクリックします。
9. 「使用状況」が「使用中」になっていることを確認します。
10. 事務局グループウェアの「メール」の「受信箱」に新しいメールが来ているかを確認します。
Webメールのウインドウに戻り、完了をクリックします。パスコードは

事務局グループウェアでのメール受信が不要にな多場合は、✕ボタンから削除するようにお願いします。

事務局グループウェアでメール受信に失敗してもエラーは表示されません。新しいメールが見当たらない場合は、Webメール上で自分自身にメールを送信して、新しいメールが事務局グループウェアのメールに届くかを確認してください。